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內(nèi)蒙古乾坤金銀精煉股份有限公司 黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策
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內(nèi)蒙古乾坤金銀精煉股份有限公司

黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策

(C版)

為了打擊系統(tǒng)或廣泛的人權(quán)侵犯行為,避免向武裝沖突提供捐助,遵從高標(biāo)準(zhǔn)的反洗錢和反恐怖主義融資,根據(jù)《倫敦貴金屬市場協(xié)會(LBMA)責(zé)任黃金(白銀)準(zhǔn)則》要求,特制定內(nèi)蒙古乾坤金銀精煉股份有限公司黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策。

1、范圍

本政策適用于與內(nèi)蒙古乾坤金銀精煉股份有限公司(以下簡稱“乾坤公司”) 黃金(白銀)交易、黃金(白銀)委托精煉等業(yè)務(wù)相關(guān)的所有供應(yīng)商。本政策所涉及的黃金(白銀)來源包括礦產(chǎn)金、回收金及2012年1月1日后生產(chǎn)的各種形式的庫存黃金(白銀)。

2、術(shù)語和定義

本政策中涉及的術(shù)語和定義均采用《LBMA責(zé)任黃金指南》(第8版)和《LBMA負(fù)責(zé)任白銀指南》(版)所確立的內(nèi)容。

3、組織架構(gòu)及人員職責(zé)

3.1  組織結(jié)構(gòu)

乾坤公司為黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作設(shè)立了專門的組織,其架構(gòu)如下:

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3.2  各類人員職責(zé)

3.2.1  合規(guī)總監(jiān)職責(zé)

1)主持并全面負(fù)責(zé)乾坤公司黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。

2)監(jiān)督檢查黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程,并評估盡職調(diào)查是否充分進行;如果認(rèn)為有必要,則要求提供附加文件或信息。

3)對已識別出風(fēng)險的黃金(白銀)供應(yīng)鏈或交易采取恰當(dāng)?shù)拇胧p少風(fēng)險直至消除風(fēng)險。

4)如果存在高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈或交易時,應(yīng)及時向乾坤公司高管層匯報并采取嚴(yán)格的控制措施;在得到高管理者授權(quán)后負(fù)責(zé)審批被評為高風(fēng)險的新黃金(白銀)供應(yīng)鏈。

5)定期對員工進行責(zé)任黃金(白銀)準(zhǔn)則和供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策培訓(xùn)。

6)負(fù)責(zé)起草和修訂乾坤公司黃金(白銀)供應(yīng)鏈合規(guī)報告。

7)為乾坤公司高管層履行盡職調(diào)查責(zé)任提供必要的準(zhǔn)確信息。

3.2.2  品牌管理部

1)負(fù)責(zé)與LBMA及審計機構(gòu)的溝通與聯(lián)絡(luò)。

2)負(fù)責(zé)金、銀供應(yīng)鏈盡職調(diào)查體系文件的編制、修訂及換版。

3)負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的歸口管理,包括對記錄進行審核、編號、收集、整理。

4)負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計劃,并檢查各部門培訓(xùn)完成情況。

5)負(fù)責(zé)協(xié)助合規(guī)總監(jiān)對金、銀供應(yīng)鏈盡職調(diào)查體系進行內(nèi)部審核,進行管理評審的準(zhǔn)備和組織工作。

3.2.3 市場營銷中心合規(guī)專員職責(zé)

1)嚴(yán)格執(zhí)行公司金銀供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策和高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。

2)負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金(白銀)供應(yīng)鏈證明文件。

3)核實運輸公司、保險公司資質(zhì),跟蹤和妥善保存每一批運單,分析和評估貨品所經(jīng)過的運輸線路。

4)定期對重要黃金(白銀)供應(yīng)商進行現(xiàn)場調(diào)查。

5)協(xié)助與鼓勵黃金(白銀)供應(yīng)商承諾且書面確認(rèn)遵守《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定。

6)負(fù)責(zé)收集并匯總上報乾坤公司內(nèi)部員工對黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。

7)盡職調(diào)查過程和黃金(白銀)交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。

3.2.4  財務(wù)管理部合規(guī)專員職責(zé)

1)嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策和高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。

2)負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金(白銀)供應(yīng)鏈證明文件。

3)完整保存黃金(白銀)供應(yīng)商的所有交易及財務(wù)憑證,保存期限為至少5個財務(wù)年。

4)評估黃金(白銀)供應(yīng)商財務(wù)數(shù)據(jù),厘清其商業(yè)關(guān)系目的和本意信息。

5)負(fù)責(zé)收集并匯總上報乾坤公司內(nèi)部員工對黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。

6)盡職調(diào)查過程和黃金(白銀)交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。

3.2.5  調(diào)度結(jié)算中心(庫房)合規(guī)專員職責(zé)

1)嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)。

2)負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金(白銀)供應(yīng)鏈證明文件。

3)核實并記錄每一批收到的黃金(白銀)產(chǎn)品重量和化驗結(jié)果,分析和評估這些數(shù)據(jù)是否與供應(yīng)鏈了解情況相符;如果不符則進行詳細(xì)調(diào)查并得出書面調(diào)查報告。

4)負(fù)責(zé)收集并匯總上報乾坤公司內(nèi)部員工對黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。

5)盡職調(diào)查過程和黃金(白銀)交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。

4、高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)

    無論對于礦產(chǎn)黃金(白銀)還是回收黃金(白銀),乾坤公司均嚴(yán)格按照《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定識別風(fēng)險。當(dāng)黃金(白銀)供應(yīng)鏈源頭出現(xiàn)下述風(fēng)險時乾坤公司應(yīng)密切關(guān)注:

1)與黃金(白銀)開采、運輸和交易有關(guān)的系統(tǒng)化、廣泛化的侵犯人權(quán)行為。

2)直接或間接的支持非政府武裝集團、公共或私人保安部隊。

3)賄賂而來或者是掩蓋黃金(白銀)真實來源。

4)洗錢和恐怖主義融資。

5)為武裝沖突提供捐助。

6)國內(nèi)手續(xù)不全、非法開采的小型礦山以及開采黃金(白銀)源于手工開采。

7)開采黃金(白銀)利用汞生產(chǎn)而得。

8)不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求,開采黃金(白銀)源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)。

9)其他LBMA規(guī)定的高風(fēng)險區(qū)域。

    根據(jù)LBMA和OECD相關(guān)規(guī)定,結(jié)合乾坤公司實際情況,特規(guī)定如下高風(fēng)險黃金(白銀)供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn):

1)礦產(chǎn)黃金(白銀)或回收黃金(白銀)的來源地、中轉(zhuǎn)地或者途經(jīng)地是沖突影響或侵犯人權(quán)的高風(fēng)險地區(qū)。

2)2)礦產(chǎn)黃金(白銀)聲稱來源于一個已知儲量有限、資源有限或預(yù)計黃金產(chǎn)量有限的國家。

3)回收黃金(白銀)來源于已知的沖突影響和侵犯人權(quán)的高風(fēng)險地區(qū),或者有理由懷疑經(jīng)此地區(qū)中轉(zhuǎn)過。

4)在黃金(白銀)供應(yīng)鏈中的公司或者其已知的上游公司位于一個有著洗錢、犯罪和貪污高風(fēng)險的國家。

5)在黃金(白銀)供應(yīng)鏈中的公司或者其已知的上游公司的收益所有人是政治敏感人物。

6)在黃金(白銀)供應(yīng)鏈中的公司或者其已知的上游公司積極參與高風(fēng)險商業(yè)活動,例如武器、賭博、賭業(yè)、古董和藝術(shù)品、宗教和宗教領(lǐng)袖。

7)礦產(chǎn)金(銀)來源于國內(nèi)手續(xù)不全、非法開采的小型礦山,以及開采黃金(白銀)源于手工開采。

8)礦產(chǎn)金(銀)或回收金(銀)利用汞生產(chǎn)而得。

9)不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求,礦產(chǎn)金(銀)或回收金(銀)源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)。

10)中國政府認(rèn)定的其它高風(fēng)險情況。

    當(dāng)上述評判標(biāo)準(zhǔn)任何一條客觀存在時,則該黃金(白銀)供應(yīng)鏈被判定為高風(fēng)險供應(yīng)鏈。部門合規(guī)專員應(yīng)立即準(zhǔn)備資料并上報合規(guī)總監(jiān),由合規(guī)總監(jiān)報告乾坤公司高管層并得到授權(quán)后重新審批該高風(fēng)險供應(yīng)鏈。

5、供應(yīng)鏈盡職調(diào)查

5.1  原則

為了有效的掌握供應(yīng)鏈和評估風(fēng)險,乾坤公司在與任何黃金(白銀)供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前都必須按照基于風(fēng)險的方法履行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查。對供應(yīng)鏈的風(fēng)險評估始于對黃金(白銀)產(chǎn)地來源的調(diào)查。

乾坤公司將持續(xù)不斷的對黃金(白銀)供應(yīng)鏈進行盡職調(diào)查,以確保有效符合LBMA規(guī)則要求。

5.2  程序

5.2.1  供應(yīng)商信息收集及評估

1)建立供應(yīng)鏈客戶檔案,包括:企業(yè)名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、營運方式、生產(chǎn)方式、交易合同等。

2) 對既有供應(yīng)鏈客戶需定期進行核查,如有新建或變更的客戶,需及時對其進行檔案資料檢查,保持檔案資料庫處于新狀態(tài)。

3) 識別每一客戶、公司和公司收益所有人,使用可靠的獨立來源文件、數(shù)據(jù)或者信息來驗證其身份。

4)確定供應(yīng)鏈中每一客戶、公司和公司收益所有人不在任何政府的洗錢、詐騙或恐怖主義通緝名單上。

5)定期獲取供應(yīng)鏈客戶商業(yè)和財務(wù)方面的詳細(xì)情況、從事黃金交易目的及商業(yè)運作情況。

5.2.2  黃金(白銀)來源為礦產(chǎn)金(銀)的附加調(diào)查要求

1)獲取黃金(白銀)的產(chǎn)地來源信息。

2)如可能,獲取供應(yīng)商采礦許可證信息。

3)如可能,獲取供應(yīng)商進出口許可證信息。

4)收集和評估采礦情況信息。5)如可能,獲取開采能力數(shù)據(jù)。

6)當(dāng)?shù)V產(chǎn)金(銀)來源于手工或小型礦場時(ASM),應(yīng)先評估其是否合法;如合法,讓對方提供相關(guān)資質(zhì)證書;如不合法,則必須中斷交易,拒絕向其采購或接受其委托加工。

7)通過網(wǎng)站對其訴訟、行政處罰等風(fēng)險信息進行調(diào)查。

8)公司會持續(xù)不斷的對礦產(chǎn)金(銀)供應(yīng)商進行盡職調(diào)查。

9)對礦工佩戴勞保護品、健康安全培訓(xùn)、職業(yè)病查體進行調(diào)查。

10)對是否遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求,是否制定環(huán)境相關(guān)的政策及控制程序,是否通過有關(guān)部門環(huán)境評估認(rèn)證等進行調(diào)查。

11)對當(dāng)?shù)鼐用袷欠翊嬖谟绊戇M行調(diào)查。

5.2.3  黃金(白銀)來源為回收金的附加調(diào)查要求

1)回收金法人供應(yīng)商需提供合法的商業(yè)關(guān)系,包括:回收金來源證明,收益人證明等,并通過網(wǎng)站對其訴訟、行政處罰、失信情況等風(fēng)險信息進行調(diào)查;

2)回收金自然人供應(yīng)商需提供身份證復(fù)印件,再生金來源證明,并通過網(wǎng)站對其失信情況進行調(diào)查;

3)公司會持續(xù)不斷的對再生金供應(yīng)商進行盡職調(diào)查。

如有可能,收集和評估回收金(銀)供應(yīng)商關(guān)于反洗錢-反恐怖主義融資的政策行動資料。

5.2.4  高風(fēng)險情況下強化盡職調(diào)查的附加要求

乾坤公司根據(jù)供應(yīng)商公司類型、業(yè)務(wù)關(guān)系、交易類型、公司的地理位置或運輸區(qū)域,用基于風(fēng)險的方法決定實施盡職調(diào)查措施的程度。對應(yīng)于更高風(fēng)險的情況,乾坤公司將采取強化的盡職調(diào)查,并采取如下的附加處理步驟:

1)實地考察或參觀高風(fēng)險供應(yīng)鏈,證實供應(yīng)鏈盡職調(diào)查結(jié)果的文件記錄是否真實。

2)對于大規(guī)模開采的黃金(白銀):使用可信的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況,從礦山到精煉廠,供應(yīng)鏈中的每一家公司(包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運輸商)的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。

3)對于手工或小型礦開采的ASM黃金(白銀):使用可靠的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況,從黃金(白銀)出口商到精煉廠,供應(yīng)鏈中的每一家公司(包括國際黃金交易商和運輸商)的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。

4)對于回收黃金(白銀):使用可靠的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息來核實情況,從黃金(白銀)供應(yīng)方到精煉廠,供應(yīng)鏈中的每一家公司(包括運輸商)的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實。

6、交易監(jiān)督

乾坤公司對黃金(白銀)交易的過程貫穿始終的審查和監(jiān)督,以確保交易與乾坤公司對供應(yīng)鏈的了解和風(fēng)險預(yù)測相一致。對交易的監(jiān)督乾坤公司運用基于風(fēng)險的方法來開展。

     乾坤公司要求對每一批收到的黃金(白銀)獲取并記錄以下信息:

1)對于礦產(chǎn)黃金(白銀):預(yù)估的重量和化驗結(jié)果(由供應(yīng)方提供);航運/貨運單據(jù)(如可能,發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等);如可能,高風(fēng)險交易的進出口表格。

2)對于回收黃金(白銀):預(yù)估的重量(由供應(yīng)方提供);航運/貨運單據(jù)(如可能,發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等);如可能,高風(fēng)險交易的進出口表格。

乾坤公司將驗證上述文件是否相互印證,是否與對供應(yīng)鏈的了解情況相符。如出現(xiàn)交易背景不符的情況,將組織調(diào)查并得出書面調(diào)查結(jié)果。

7、合規(guī)報告

精煉廠認(rèn)真執(zhí)行LBMA責(zé)任黃金(白銀)準(zhǔn)則(第8版)的5個步驟要求,編制《合規(guī)報告》。

合規(guī)報告中應(yīng)描述公司按照準(zhǔn)則中的5大步驟的執(zhí)行情況:

1、反映整個報告年度的管理體系的建立情況;

2、對供應(yīng)鏈風(fēng)險的識別和評估以及做的相關(guān)盡職調(diào)查情況;

3、設(shè)計和落實管理體系應(yīng)對識別的所有風(fēng)險;

4、安排供應(yīng)鏈盡職調(diào)查的獨立第三方審計情況;

5、落實有關(guān)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查的報告。

合規(guī)報告中還應(yīng)就報告期內(nèi)是否符合《倫敦黃金市場協(xié)會(LBMA)可靠黃金指導(dǎo)原則》做出結(jié)論。

8、記錄保存

乾坤公司收集并保存足夠的供應(yīng)鏈證明文件記錄,按照供應(yīng)鏈盡職調(diào)查系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來評判風(fēng)險要求,以證明乾坤公司充分且持續(xù)地完成了黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。

供應(yīng)鏈證明文件記錄要求保存至少5個會計年度。

9、培訓(xùn)

乾坤公司每年定期對黃金(白銀)供應(yīng)鏈中的所有員工進行盡職調(diào)查政策的培訓(xùn),并將培訓(xùn)計劃納入到公司年度培訓(xùn)計劃當(dāng)中。

10、信息溝通機制

部門合規(guī)專員負(fù)責(zé)定期收集并匯總上報公司內(nèi)部員工對黃金(白銀)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見和建議。

在日常黃金(白銀)交易和供應(yīng)鏈管理工作中,乾坤公司所有員工如發(fā)現(xiàn)違規(guī)事項或異常情況,應(yīng)立即向所在部門合規(guī)專員報告;合規(guī)專員經(jīng)核實后應(yīng)立即向合規(guī)總監(jiān)報告,必要時以書面形式報告公司高管層。